Hersof Admin — offertes, facturen en opvolging voor kmo's

Herken je dit?

De offerte in Word, de factuur in Excel, de opvolging in je hoofd en de betalingen in je bankapp. Tot de btw-aangifte eraan komt.

AFWIJKING

Elke factuur typ je opnieuw over uit de offerte of de werkbon.

OPLOSSING

Offerte, productieorder, levernota en factuur volgen uit elkaar. Eén klik, en de lijnen, de klant en de bestelbon gaan mee.

AFWIJKING

Welke facturen nog open staan, zoek je uit in je bankapp.

OPLOSSING

Lees je bankafschrift in (CODA of CSV): betalingen worden via de gestructureerde mededeling aan de juiste factuur gekoppeld. Vervallen facturen krijgen een herinnering, met de wettelijke intrest als je dat wil.

AFWIJKING

Elk kwartaal zoek je alles bij elkaar voor de btw-aangifte.

OPLOSSING

De btw-aangifte staat per vak klaar, als bestand voor Intervat. Ook de intracommunautaire opgave, de klantenlisting en een export voor je boekhouder.

AFWIJKING

Een offerte verdwijnt uit het zicht en niemand belt de klant nog.

OPLOSSING

Opvolgtaken per dag en verkoopkansen op een bord. Je ziet wat vandaag moet gebeuren en wat er nog in de pijplijn zit.

Van offerte tot betaling

Een order uit de praktijk. Elk document volgt uit het vorige, niets wordt overgetypt.

1
Verkoop
Offerte
Klant, producten en prijzen gekozen, afgedrukt of als pdf verstuurd, in de taal van de klant. De verkoopkans volgt vanzelf mee.
2
Productie
Productieorder
Offerte aanvaard: één klik maakt het productieorder, met de bestelbon van de klant. Met Hersof Plan wordt het meteen ingepland.
3
Levering
Levernota
De lijnen van het productieorder gaan mee. Voorraad die je bijhoudt, past zich aan.
4
Facturatie
Factuur
Het juiste btw-regime, een gestructureerde mededeling en een betaal-QR. Het Peppol-bestand staat klaar voor je Peppol-dienst.
5
Boekhouding
Betaald
Het bankafschrift koppelt de betaling. Het kwartaal staat klaar voor de btw-aangifte en de boekhouder.

Alles op één plaats

Verkoop, productie, aankoop en financieel, in één app. Je gebruikt wat je nodig hebt, de rest blijft uit beeld.

Relaties en opvolging

Geen offerte meer die blijft liggen

Klanten, prospecten en leveranciers met hun contactpersonen. Opvolgtaken met een datum, contactmomenten op de klantfiche en verkoopkansen van nieuw tot gewonnen.

Wat vandaag of te laat is, staat bovenaan
Een prospect wordt klant, met zijn historiek
Slaagpercentage en gewogen waarde van je pijplijn

Btw en boekhouder

Het kwartaal staat klaar

Uit je facturen en aankoopfacturen rekent Hersof Admin de btw-aangifte uit, per vak. Je downloadt het bestand voor Intervat en bespreekt het met je boekhouder.

21 %, 12 %, 6 % renovatie, 0 %, medecontractant, intracommunautair en de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
Aankoopfacturen, ook uit het Peppol-bestand van je leverancier
Intracommunautaire opgave, klantenlisting en export voor de boekhouder

Productie en voorraad

Van order tot levering

Productieorders met prioriteit en verwachte datum, levernota's, bestelbonnen bij je leveranciers en voorraad per product. Werkbonnen, abonnementen en licenties factureer je ook vanuit Hersof Admin.

Met Hersof Plan: de weken uit de planning staan naast het productieorder
De status volgt vanzelf: in productie, klaar

Productieorders met de planning uit Hersof Plan

Belgisch

Btw-regimes, gestructureerde mededeling, betaal-QR, Intervat en Peppol: gemaakt voor Belgische kmo's.

Met je team

Iedereen een eigen login: beheerder, medewerker of enkel lezen. Iedereen ziet dezelfde, actuele gegevens.

In de taal van je klant

Offertes, facturen en herinneringen in het Nederlands, Frans, Engels of Duits, per klant in te stellen. De app zelf ook, per gebruiker.

Prijs per bedrijf

Geen prijs per factuur. Een functie uit een groter pakket nodig? Die zetten we er ook los bij.

Prijzen

Je betaalt per bedrijf, niet per factuur. Solo is voor wie alleen werkt: offreren, werkbonnen, factureren en alles voor je boekhouder. Starter is hetzelfde voor een klein team, met orderbevestigingen. Team voegt bestelbonnen, btw-aangifte en productie toe. Pro neemt werk uit handen: aankoopfacturen inlezen, betalen, abonnementen en voorraad.

Hoeveel gebruikers?

Starter

welke functies bij welk pakket: zie de stuklijst

PK-01

Solo

€ 240 / jaar

± € 20 per maand

1 gebruiker, voor wie alleen werkt
Offertes, facturen en creditnota's
Werkbonnen met handtekening
Aankoopfacturen, bank en herinneringen
Export voor de boekhouder
Peppol-bestand bij elke factuur
Zelf starten met de handleiding, of 1 uur opstart op afstand voor € 99

Demo aanvragen

PK-02

Starter

€ 490 / jaar

± € 41 per maand

3 gebruikers
Alles uit Solo
Orderbevestigingen
Calculatieblad bij een offertelijn

Demo aanvragen

Meest gekozen

PK-03

Team

€ 1.290 / jaar

± € 108 per maand

10 gebruikers
Alles uit Starter
Prospectie, verkoopkansen en bestelbonnen
Btw-aangifte voor Intervat
Productieorders en levernota's

Demo aanvragen

PK-04

Pro

€ 2.490 / jaar

± € 208 per maand

25 gebruikers
Alles uit Team
Aankoopfacturen automatisch inlezen
Betalen met een SEPA-betaalbestand
Abonnementen en licenties
Voorraad per product
Zelf bepalen wat elke collega mag

Demo aanvragen

PK-05

Enterprise

Op offerte

meer dan 25 gebruikers

Alles uit Pro
Afspraken op maat
Begeleiding bij de invoering

Offerte vragen

Prijzen exclusief btw · jaarlijks gefactureerd · stilzwijgend verlengd, opzegbaar tot één maand vóór de vervaldag · overstappen naar een groter pakket kan altijd (pro rata).

Meerdere Hersof-apps samen? Neem je ook Hersof Maintenance of Hersof Plan, dan maken we graag een voorstel voor het geheel. Vraag het ons.

Stuklijst: wat zit in welk pakketBLAD 05-A

Pos	Functie	Solo	Starter	Team	Pro	Enterprise
Verkoop
01	Beheerders en medewerkers (lezers gratis)	1	3	10	25	25+
02	Offertes, facturen en creditnota's	✓	✓	✓	✓	✓
03	Orderbevestigingen	—	✓	✓	✓	✓
04	Alle Belgische btw-regimes, ook medecontractant en intracommunautair	✓	✓	✓	✓	✓
05	Gestructureerde mededeling en betaal-QR	✓	✓	✓	✓	✓
06	Peppol-bestand per factuur en creditnota	✓	✓	✓	✓	✓
07	Offertes en facturen rechtstreeks mailen, naar de juiste contactpersoon	✓	✓	✓	✓	✓
08	Documenten in het Nederlands, Frans, Engels of Duits	✓	✓	✓	✓	✓
09	De app in het Nederlands, Frans, Engels of Duits, per gebruiker	✓	✓	✓	✓	✓
10	Werkbonnen	✓	✓	✓	✓	✓
11	Calculatieblad bij een offertelijn (kostprijs en marge)	—	✓	✓	✓	✓
12	Abonnementen en licenties (terugkerend factureren)	—	—	—	✓	✓
Opvolging
13	Klanten en producten	✓	✓	✓	✓	✓
14	Opvolgtaken	✓	✓	✓	✓	✓
15	Prospectie en verkoopkansen	—	—	✓	✓	✓
Productie en aankoop
16	Leveranciers en aankoopfacturen, ook uit een Peppol-bestand	✓	✓	✓	✓	✓
17	Bestelbonnen aan leveranciers	—	—	✓	✓	✓
18	Aankoopfacturen automatisch inlezen uit pdf of foto (leverancier en bedragen herkend)	—	—	—	✓	✓
19	Productieorders en levernota's	—	—	✓	✓	✓
20	Voorraad per product	—	—	—	✓	✓
21	Samenwerking met Hersof Plan	—	—	✓	✓	✓
Financieel
22	Bankafschrift inlezen (CODA, CSV) en herinneringen	✓	✓	✓	✓	✓
23	Betalen met een SEPA-betaalbestand, met wat deze week vervalt	—	—	—	✓	✓
24	Btw-aangifte voor Intervat, intracommunautaire opgave, klantenlisting	—	—	✓	✓	✓
25	Export voor de boekhouder	✓	✓	✓	✓	✓
Beheer
26	Zelf bepalen wat elk toegangsniveau mag (bv. verwijderen, instellingen)	—	—	—	✓	✓

Het pakket bepaalt de functies en het aantal gebruikers. Een functie uit een groter pakket nodig? Die zetten we er ook los bij.

Opstart en ondersteuningBLAD 05-B

Opstart op afstand

€ 249

± 2 uur via scherm delen · + € 99 per extra app

Hulp op afstand, per uur

€ 95

per begonnen half uur · bundel van 5 uur: € 425, 1 jaar geldig

Ter plaatse

€ 595

halve dag · hele dag € 995 · + € 0,45 per km (heen en terug)

Wat zit erin? We zetten je account klaar met je bedrijfsgegevens, logo, nummering en btw-instellingen, en maken samen je eerste offerte en factuur. Werkte je met Hersof Admin op je pc, dan nemen we je gegevens over. We bellen je na twee weken om te horen hoe het loopt.

Altijd inbegrepen: hulp per mail met antwoord binnen 1 werkdag, handleidingen in 4 talen en automatische updates. Een fout in de app lossen we altijd gratis op. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Technische specificaties

De beveiliging zit in de databank zelf, niet alleen in de knoppen van de app.

Hosting: Databank en bestanden in een Europees datacenter, conform de GDPR
Scheiding: Elk bedrijf ziet enkel zijn eigen gegevens, afgedwongen in de databank
Toegang: Persoonlijke logins, drie niveaus: beheerder, medewerker en lezer
Toestellen: Browser op pc, tablet en gsm, ook als app op het beginscherm. Geen installatie.
Documenten: Offertes, facturen en andere documenten als pdf, in het Nederlands, Frans, Engels of Duits. De app zelf ook: elke gebruiker kiest zijn taal.
Peppol: Elke factuur en creditnota als Peppol-bestand (UBL, Peppol BIS 3), op te laden bij je Peppol-dienst. Per factuur zie je of ze verstuurd is.
E-mail: Via je eigen mailprogramma, met een tekst in de taal van de klant
Export: Verkoop- en aankoopdagboek voor je boekhouder, btw-bestand voor Intervat

Privacyverklaring · Algemene voorwaarden · Verwerkersovereenkomst op aanvraag

Aanvraag

Een demo, op jouw maat

In een half uur zie je de apps aan het werk, met de gegevens van een voorbeeldbedrijf: van offerte tot factuur, de planning van je machines, het onderhoud en je calculaties. Online of bij jou op het bedrijf, zonder verplichting.

Je vult het formulier in
We bellen of mailen je om een moment af te spreken
In een half uur zie je de app aan het werk, met de gegevens van een voorbeeldbedrijf
Pas daarna beslis je, zonder verplichting

Veelgestelde vragen

Moet ik iets installeren?

Nee. Hersof Admin werkt in de browser op pc, tablet en gsm. Wie wil, zet de app met één klik op het bureaublad of het beginscherm.

Hoe zit het met Peppol?

Hersof Admin maakt van elke factuur en creditnota het Peppol-bestand (UBL, Peppol BIS 3). Dat laad je op bij je Peppol-dienst; in de app duid je aan dat het verstuurd is, zodat je altijd ziet wat nog moet vertrekken. Een rechtstreekse koppeling met een Peppol-toegangspunt is gepland.

Kan ik facturen rechtstreeks mailen?

Je mailt via je eigen mailprogramma: Hersof Admin maakt de pdf en een tekst in de taal van de klant klaar. Zo vertrekt de mail vanaf je eigen adres en staat ze in je verzonden items.

Werkte ik al met Hersof Admin op mijn pc?

Dan neem je je back-up in één keer over: klanten, producten, facturen, aankoopfacturen en de nummering. Je ziet eerst een overzicht, en pas als je bevestigt wordt alles bewaard.

Vervangt dit mijn boekhouder?

Nee. Hersof Admin houdt je verkoop en aankoop bij en maakt de btw-aangifte en de export klaar. Je boekhouder kijkt ze na en verwerkt ze in de boekhouding.

Welk pakket heb ik nodig?

Kijk welke functies je nodig hebt (zie de stuklijst) en tel de mensen die met Hersof Admin werken, ook wie enkel kijkt. Groei je, dan stap je op elk moment over naar een groter pakket; je betaalt enkel het verschil voor de resterende maanden.

Wie ziet mijn gegevens?

Enkel de gebruikers die jij uitnodigt, met de rechten die jij kiest. Je gegevens staan in de EU en blijven van jou.

Wat als ik stop?

Je exporteert je dagboeken en documenten. Na het einde van je abonnement worden je gegevens verwijderd.

Van offerte tot betaalde factuur. Zonder dubbel werk.

Herken je dit?

Van offerte tot betaling

Offerte

Productieorder

Levernota

Factuur

Betaald

Alles op één plaats

Geen offerte meer die blijft liggen

Het kwartaal staat klaar

Van order tot levering

Belgisch

Met je team

In de taal van je klant

Prijs per bedrijf

Samen met Hersof Plan

Productieorder inplannen

Status terug naar Admin

De weken in één oogopslag

Prijzen

Solo

Starter

Team

Pro

Enterprise

Stuklijst: wat zit in welk pakketBLAD 05-A

Opstart en ondersteuningBLAD 05-B

Opstart op afstand

Hulp op afstand, per uur

Ter plaatse

Technische specificaties

Een demo, op jouw maat

Veelgestelde vragen