Privacyverklaring
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens Hersof verwerkt wanneer je onze website hersof.be bezoekt of werkt met een online Hersof-app (Hersof Admin, Hersof Maintenance, Hersof Plan en Hersof Calc), waarom we dat doen, hoe lang, en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.
1. Wie zijn wij?
Hersof bv (in oprichting)
[adres — in te vullen]
Ondernemingsnummer: [in te vullen]
E-mail voor privacyvragen: herwig@hersof.be
Hersof heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO); dat is voor een onderneming van onze omvang niet verplicht. Je kan met elke vraag over privacy terecht op het adres hierboven.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Voor je account, de website en de klantrelatie zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarom en hoe die gegevens verwerkt worden.
Voor de gegevens die een klant in een app invoert is het bedrijf dat de app gebruikt de verantwoordelijke, en zijn wij verwerker. Voorbeelden: machines, onderhoud en storingen (Maintenance), de klanten en leveranciers van onze klant met hun contactpersonen, offertes, facturen en bankverrichtingen (Admin), orders en planning (Plan), calculaties (Calc), foto's, documenten en de collega's die met de app werken. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van wat hij invoert. Wij verwerken die gegevens enkel om de dienst te leveren, volgens de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst met dat bedrijf. Werk je als medewerker met een Hersof-app, of staan je gegevens in de administratie van een van onze klanten? Richt je dan in de eerste plaats tot dat bedrijf; wij helpen het om je te antwoorden.
3. Welke gegevens, waarom, en op welke basis?
| Gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als onomkeerbare hash bewaard), toegangsniveau, taal, weergave en meldingsvoorkeuren van gebruikers | Account aanmaken, aanmelden, rechten per toegangsniveau, e-mails (uitnodiging, wachtwoord, weekoverzicht, melding bij stilstand) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Wat gebruikers in de app registreren (bv. wie welk onderhoud uitvoerde, storingen meldde, een factuur maakte of gegevens wijzigde, met datum en tijd) | De werking van de app zelf, en het wijzigingslogboek voor de beheerder van de klant | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang van de klant (opvolging en bewijs) |
| Gegevens van de klanten, leveranciers en contactpersonen van onze klant, documenten, bankverrichtingen, foto's en bijlagen | Bewaren en verwerken in opdracht van de klant (verwerker) | Bepaald door de klant als verantwoordelijke |
| Foutmeldingen van de apps: foutbericht, app en versie, pagina, browser en type toestel, en welke gebruiker en welk klantaccount | Fouten opsporen en oplossen, vaak voor de gebruiker ze zelf meldt | Gerechtvaardigd belang (een veilige en goed werkende dienst) |
| Per gebruiker en per app: de laatst geopende versie, het type toestel (bv. "Chrome · Windows"), en wanneer | Support: zien of iemand met een verouderde versie werkt | Gerechtvaardigd belang |
| Contactgegevens van de klant (naam, bedrijf, e-mail, telefoon), facturatiegegevens | Offertes, proefaccount, facturatie, support | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (boekhouding) |
| Gegevens uit het contact- of aanvraagformulier op de website | Je vraag beantwoorden of een proefaccount aanmaken | Precontractuele maatregelen op jouw verzoek |
| Technische gegevens (IP-adres, tijdstip, browser) in serverlogs van onze leveranciers | Beveiliging, foutopsporing, misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet, maken geen profielen en nemen geen geautomatiseerde beslissingen over personen.
4. Wie verwerkt gegevens voor ons? (subverwerkers)
| Dienst | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | Databank, aanmelden, opslag van bestanden, serverfuncties | Europese Unie (Ierland) |
| Resend | Verzenden van e-mails uit de app | Europese Unie (Ierland) |
| Combell | Webhosting van hersof.be en de app-pagina's | België |
| jsDelivr | Leveren programmabibliotheken aan je browser (zien enkel je IP-adres) | Wereldwijd netwerk |
| Pushdienst van je browser (Google, Apple, Mozilla of Microsoft) | Enkel als je meldingen aanzet: bezorgt een versleutelde melding op je toestel | Afhankelijk van je browser |
| EmailJS | Verzenden van het contact-/aanvraagformulier van de website | Zie hun privacybeleid |
Openbare registers. Zoek je in Hersof Admin een bedrijf op, dan gaat enkel het ondernemingsnummer of de zoekterm naar twee openbare bronnen: VIES, de btw-databank van de Europese Commissie, en de Peppol Directory (België/EU). Er worden geen andere gegevens meegestuurd.
Doorsturen naar je boekhouder. Zet een beheerder in Hersof Admin het doorsturen naar de boekhouder aan, dan sturen we elke definitieve verkoopfactuur en elke aankoopfactuur, met de gegevens en bijlagen die erbij horen, per e-mail (via Resend) naar het adres dat die beheerder opgeeft. Dat gebeurt enkel op die instructie en kan op elk moment uitgezet worden. De boekhouder is een ontvanger die de klant zelf kiest, geen subverwerker van Hersof.
Met elke dienst geldt een overeenkomst die de bescherming van je gegevens regelt. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met passende waarborgen (zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie). Nemen we een nieuwe subverwerker in gebruik voor gegevens in de apps, dan verwittigen we de beheerders van onze klanten minstens 30 dagen vooraf; een klant die daar gegronde bezwaren tegen heeft, kan het abonnement kosteloos opzeggen.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Gegevens in de app: zolang het abonnement van de klant loopt. Vóór het einde kan de klant zijn gegevens exporteren. Na het einde verwijderen we ze binnen 30 dagen uit de dienst.
- Back-ups: de dienst maakt dagelijks een back-up (7 dagen bewaard) en wekelijks een volledige kopie, inclusief bestanden, die Hersof zelf in België bewaart. Geen enkele back-up wordt langer dan 3 maanden bewaard: gewiste gegevens verdwijnen dus ten laatste 3 maanden na het wissen ook uit alle back-ups.
- Gebruikersaccount: tot de beheerder van de klant de gebruiker verwijdert, of tot het einde van het abonnement.
- Foutmeldingen: tot ze opgelost zijn, en daarna nog hoogstens 90 dagen. Versie en toestel per gebruiker: zolang het gebruikersaccount bestaat.
- Facturatie: 10 jaar (wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken en btw-facturen).
- Aanvragen via de website die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 1 jaar.
6. Beveiliging
- Scheiding tussen klanten: elke klant ziet uitsluitend zijn eigen gegevens. Die scheiding wordt afgedwongen in de databank zelf (Row-Level Security), niet enkel in de app, en wordt bij elke nieuwe versie automatisch getest.
- Toegang: rechten per toegangsniveau (beheerder, technieker, operator) en eventueel per afdeling. Wachtwoorden worden nooit leesbaar bewaard. Bestanden staan in afgeschermde opslag, per klant gescheiden.
- Verbindingen: altijd versleuteld (HTTPS/TLS).
- Beheer: enkel Hersof zelf heeft beheerderstoegang tot de infrastructuur, beveiligd met tweestapsaanmelding. We kijken alleen in de gegevens van een klant als dat nodig is voor support op vraag van de klant, of om een storing of beveiligingsprobleem op te lossen. Geheime sleutels staan uitsluitend in de beveiligde omgeving van de infrastructuur, nooit in de broncode.
- Opvolging: wijzigingen worden in een logboek genoteerd; fouten in de apps worden automatisch gemeld zodat we snel kunnen ingrijpen.
- Back-ups: dagelijks en wekelijks (zie punt 5). Het programma dat de wekelijkse kopie maakt, heeft enkel leesrechten.
- De volledige lijst van technische en organisatorische maatregelen staat in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst.
7. Datalekken
Stellen we een inbreuk op de beveiliging vast waarbij persoonsgegevens betrokken kunnen zijn, dan nemen we meteen maatregelen om de gevolgen te beperken. Gaat het om gegevens in de apps, dan verwittigen we de beheerders van de betrokken klanten zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling, met de informatie die zij nodig hebben om hun eigen meldplicht na te komen. Voor gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn, melden we het lek waar nodig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen. Elk incident wordt intern geregistreerd.
8. Cookies en opslag op je toestel
We gebruiken geen reclame- of volgcookies en geen bezoekersstatistieken van derden; daarom vragen we ook geen toestemming voor cookies. De app bewaart in je browser enkel wat nodig is om te werken: je aanmeldsessie, je taalkeuze, de laatste paar foutmeldingen (om ze aan support te kunnen doorgeven via Info voor support), je weergavevoorkeuren, en — in Hersof Maintenance, om ook zonder internet te kunnen kijken — een kopie van de laatst geladen gegevens. Bij Afmelden wordt die kopie gewist. Gebruik je een gedeelde computer, meld je dan altijd af.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen. Stuur je vraag naar herwig@hersof.be. Dat is gratis. We antwoorden binnen één maand; bij een ingewikkelde vraag kan dat met twee maanden verlengd worden, en dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Om te vermijden dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen. Gaat het om gegevens die een van onze klanten (bv. je werkgever) in een app bijhoudt, dan geven we je vraag aan dat bedrijf door.
Ben je niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Wijzigingen
Als we deze verklaring aanpassen, passen we het versienummer en de datum bovenaan aan. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we de beheerders van onze klanten minstens 30 dagen vooraf per e-mail.