Algemene voorwaarden

1. Wie en waarvoor

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de online Hersof-apps: Hersof Admin (facturatie en administratie), Hersof Maintenance (onderhoud en storingen), Hersof Plan (capaciteitsplanning) en Hersof Calc (calculatie van kostprijzen en offerteprijzen), alleen of samen (samen: "de dienst"), aangeboden door Hersof bv (in oprichting), [adres], ondernemingsnummer [in te vullen] ("Hersof", "wij"), aan een onderneming of organisatie ("de klant"). De dienst is uitsluitend bedoeld voor professioneel gebruik. Afwijkingen gelden enkel als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

2. Account en gebruikers

De klant krijgt een klantaccount met één of meer beheerders. De beheerder nodigt gebruikers uit en kent hun toegangsniveau toe (beheerder, technieker of operator) en eventueel hun afdeling(en). Het abonnement bepaalt hoeveel actieve beheerders en techniekers tegelijk toegelaten zijn. Operatoren (gebruikers die gegevens bekijken en, in Hersof Maintenance, storingen melden, maar niets wijzigen) zijn in elk abonnement onbeperkt, binnen redelijk gebruik voor de eigen onderneming.

Accounts zijn persoonlijk. Elke login hoort bij één natuurlijke persoon en mag niet gedeeld worden door meerdere personen. Dat is ook in het belang van de klant: enkel met persoonlijke accounts toont de app wie welk werk uitvoerde of wat wijzigde, en kan een vertrekkende medewerker met één klik de toegang verliezen. Stelt Hersof vast dat een account door meerdere personen gebruikt wordt, dan kan Hersof de klant na schriftelijke verwittiging overzetten naar het abonnement dat past bij het werkelijke aantal gebruikers.

De klant zorgt ervoor dat enkel bevoegde personen toegang krijgen, dat wachtwoorden geheim blijven, en dat gebruikers deze voorwaarden naleven. De klant is verantwoordelijk voor wat er onder zijn account gebeurt en meldt misbruik meteen aan Hersof.

3. Proefperiode

Op aanvraag krijgt de klant een gratis proefaccount gedurende 30 dagen, zonder verplichting. Daarna loopt het account enkel verder met een betaald jaarabonnement. Zonder abonnement wordt het proefaccount afgesloten en worden de gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij de klant vóór die datum een abonnement neemt.

4. Abonnementen, opstart en betaling

Abonnementen worden per jaar afgesloten en vooraf per jaar gefactureerd. De geldende prijzen staan op de website of in de offerte; alle prijzen zijn exclusief btw.

Pakketten. Het pakket (Starter, Team, Pro of Enterprise) bepaalt de inbegrepen functies en de opslagruimte voor documenten, zoals beschreven op de website of in de offerte. De klant kiest welke apps hij gebruikt; per app kan een ander pakket gelden. Het pakket van het klantaccount bepaalt het maximale aantal beheerders en techniekers. Operatoren en het aantal machines zijn in elk pakket onbeperkt, binnen redelijk gebruik: bij uitzonderlijk gebruik (meer dan 1.000 machines of meer dan 100 GB aan bestanden) kan Hersof voorstellen om over te stappen naar een Enterprise-afspraak. Bij een overstap naar een kleiner pakket blijven alle bestaande gegevens bewaard en zichtbaar; functies die niet in het nieuwe pakket zitten, kunnen enkel niet meer gebruikt worden om nieuwe gegevens toe te voegen.

Bij de start kan de klant een opstartbegeleiding afnemen (online of ter plaatse). Die omvat het klaarzetten van het klantaccount, het importeren van door de klant aangeleverde gegevens (bijvoorbeeld een machinelijst, of een klanten- en productenbestand), het samen volledig opzetten van enkele voorbeelden als opleiding (bijvoorbeeld een machine met haar onderhoud, of een eerste factuur), een korte uitleg, en een opvolggesprek na ongeveer twee weken. Het verder invullen gebeurt door de klant zelf; op vraag kan Hersof daarbij helpen tegen het uurtarief uit de prijslijst of offerte. Verplaatsingen voor een opstart ter plaatse worden aangerekend per kilometer (heen en terug) volgens de prijslijst.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen. Bezwaar tegen een factuur gebeurt schriftelijk en gemotiveerd binnen 8 dagen na de factuurdatum. Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest en de forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarnaast mag Hersof na een schriftelijke herinnering de toegang opschorten tot er betaald is; de gegevens blijven in die periode bewaard. Hersof mag de prijzen jaarlijks aanpassen, mits de klant minstens 60 dagen vóór de verlenging verwittigd wordt; de klant kan dan tegen de verlengingsdatum opzeggen.

5. Duur, verlenging, wijziging en opzegging

Het jaarabonnement loopt twaalf maanden vanaf de start (of vanaf het einde van de proefperiode) en wordt telkens stilzwijgend met een jaar verlengd, tenzij één van beide partijen uiterlijk één maand vóór de vervaldag per e-mail opzegt.

Groter abonnement tijdens het jaar: kan op elk moment; het prijsverschil wordt pro rata aangerekend voor de resterende maanden van het lopende jaar. Kleiner abonnement: gaat in bij de volgende verlenging. Reeds betaalde periodes worden niet terugbetaald, behalve bij een fout van Hersof zoals bepaald in artikel 8.

6. Gegevens van de klant

Alle gegevens die de klant in de dienst invoert, blijven eigendom van de klant. Hersof gebruikt ze uitsluitend om de dienst te leveren en te ondersteunen, en zoals beschreven in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de overeenkomst. De klant kan zijn gegevens op elk moment exporteren (onder meer naar Excel/CSV). Na het einde van de overeenkomst worden ze binnen 30 dagen uit de dienst verwijderd, en ten laatste 3 maanden later ook uit alle back-ups; op verzoek bezorgt Hersof vóór die datum een volledige export. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaring van zijn eigen documenten, zoals facturen en boekhoudkundige stukken.

7. Beschikbaarheid, onderhoud en support

Hersof doet redelijke inspanningen om de dienst permanent beschikbaar, veilig en foutvrij te houden, maar kan geen ononderbroken werking garanderen (inspanningsverbintenis). Gepland onderhoud gebeurt zoveel mogelijk buiten de kantooruren en wordt vooraf aangekondigd wanneer het de werking merkbaar verstoort. De dienst maakt gebruik van externe infrastructuur (zie de privacyverklaring). Support gebeurt per e-mail op werkdagen; we streven naar een antwoord binnen één werkdag. Hersof mag de dienst verbeteren en uitbreiden; een functie die de klant wezenlijk gebruikt, wordt niet zonder redelijke aankondiging geschrapt.

8. Aansprakelijkheid

Hersof is enkel aansprakelijk voor schade die rechtstreeks het gevolg is van een fout van Hersof bij de uitvoering van de overeenkomst. Die aansprakelijkheid is per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór het schadegeval voor de dienst betaalde. Hersof is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals productieverlies, stilstand van machines, gederfde winst of verlies van gegevens die de klant zelf had kunnen exporteren. De dienst is een hulpmiddel. Hersof Maintenance helpt onderhoud plannen en opvolgen: de klant blijft zelf verantwoordelijk voor de veiligheid en het onderhoud van zijn machines en voor de naleving van de regelgeving die daarop van toepassing is. Hersof Admin helpt bij facturatie en administratie: de klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en de tijdige verzending van zijn facturen (ook via Peppol), zijn btw-aangiften en zijn boekhouding, en laat die best nakijken door zijn boekhouder. Hersof Plan berekent een planning uit de gegevens die de klant ingeeft: de klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn leverbeloften. Hersof Calc rekent met de kostprijzen, tijden en marges die de klant ingeeft: de klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn prijzen en offertes. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove fout.

9. Aanvaardbaar gebruik

Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken voor onwettige doeleinden, de beveiliging, de limieten of de grenzen van het pakket te omzeilen of te testen zonder toestemming, de dienst te overbelasten of er automatisch gegevens uit af te schrapen, of toegang door te verkopen aan derden. Bij ernstige inbreuk mag Hersof de toegang opschorten, na voorafgaande verwittiging behalve bij dringendheid.

10. Intellectuele eigendom en gebruiksrecht

Eigendom. De software van de Hersof-apps, met inbegrip van de broncode, de opbouw van de databank, de schermen en de vormgeving, de rekenregels, de sjablonen en startsjablonen, de handleidingen en teksten, de logo's en de merknaam Hersof, zijn en blijven eigendom van Hersof. De overeenkomst en de betaling dragen geen enkel intellectueel eigendomsrecht over.

Gebruiksrecht. De klant krijgt voor de duur van het abonnement, en zolang het betaald is, een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering van zijn onderneming, binnen zijn pakket en het toegelaten aantal gebruikers. De klant koopt dus geen software, maar een tijdelijk gebruiksrecht.

Niet toegelaten, behalve met de voorafgaande schriftelijke toestemming van Hersof of voor zover de wet dat dwingend toelaat:

• de software of delen ervan kopiëren, vertalen, aanpassen of er een afgeleid werk van maken;
• de software decompileren, reverse engineeren of op een andere manier de broncode of de werking proberen te achterhalen;
• de dienst of toegang ertoe verkopen, verhuren, uitlenen, in sublicentie geven of als dienst aanbieden aan derden;
• de dienst, een proefaccount of een demonstratie gebruiken om een concurrerend product te ontwikkelen, of om informatie (zoals schermafdrukken, teksten of werkwijzen) te verzamelen voor een concurrent;
• copyright-, merk- of andere vermeldingen van Hersof verwijderen of wijzigen.

Proef- en demonstratieaccounts vallen onder dezelfde regels. Hersof mag een proefaccount en de gegevens erin na de proefperiode verwijderen (artikel 3).

Gegevens en suggesties. De gegevens die de klant invoert, blijven van de klant (artikel 6). Hersof mag anonieme en geaggregeerde gebruikscijfers, waaruit geen klant of persoon herkenbaar is, gebruiken om de dienst te verbeteren. Suggesties en ideeën van de klant mag Hersof vrij en zonder vergoeding verwerken in de software.

Inbreuk. Bij een inbreuk op dit artikel mag Hersof de toegang meteen opschorten en de overeenkomst zonder terugbetaling beëindigen, onverminderd haar recht op vergoeding van de volledige schade. De klant staat ook in voor inbreuken door zijn eigen gebruikers.

11. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden de vertrouwelijke informatie die ze van elkaar krijgen (zoals bedrijfsgegevens, prijsafspraken, technische informatie over de dienst en toegangsgegevens) geheim en gebruiken ze enkel voor de uitvoering van de overeenkomst. Dat geldt tijdens de overeenkomst en tot vijf jaar na het einde ervan. Informatie die al openbaar is, of die een partij wettelijk moet bekendmaken, valt hier niet onder.

12. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door omstandigheden buiten haar wil, zoals een grootschalige storing bij een infrastructuurleverancier, een cyberaanval ondanks redelijke beveiliging, stroom- of netwerkuitval.

13. Wijzigingen van deze voorwaarden

Hersof kan deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders van de klant meegedeeld; wie niet akkoord gaat, kan tegen de ingangsdatum kosteloos opzeggen.

14. Toepasselijk recht en slotbepalingen

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die niet in der minne geregeld kunnen worden, behoren tot de bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank van de zetel van Hersof [bv. Gent, afdeling Dendermonde — na te kijken].

Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden; de ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit. Deze voorwaarden kunnen ook in het Frans of het Engels bestaan; bij verschil geldt de Nederlandse tekst.

15. Contact

Hersof bv — herwig@hersof.be