Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst tussen de klant (de onderneming of organisatie die een of meer Hersof-apps gebruikt) en Hersof bv (in oprichting), [adres], ondernemingsnummer [in te vullen] ("Hersof"). Ze geldt zodra de klant de algemene voorwaarden aanvaardt of de dienst gebruikt. Wenst de klant een ondertekend exemplaar, dan bezorgt Hersof dat op eenvoudige vraag.

Voor de persoonsgegevens die de klant in de apps invoert, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en Hersof de verwerker. Voor haar eigen klantrelatie, de website en de gebruikersaccounts is Hersof zelf verantwoordelijke; dat staat in de privacyverklaring.

1. Onderwerp, duur, aard en doel

Hersof verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: Hersof Admin, Hersof Maintenance, Hersof Plan en/of Hersof Calc, zoals de klant ze afneemt, met inbegrip van opslag, back-ups, support en het oplossen van fouten. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, en daarna tot de gegevens verwijderd zijn zoals bepaald in artikel 11. De categorieën van betrokkenen en van persoonsgegevens staan in bijlage 1.

2. Instructies van de klant

Hersof verwerkt de persoonsgegevens enkel op schriftelijke instructie van de klant. De overeenkomst, de instellingen die de klant in de apps kiest en zijn verzoeken per e-mail gelden als zulke instructies. Hersof gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame. Is een instructie volgens Hersof in strijd met de privacywetgeving, dan meldt Hersof dat meteen aan de klant. Moet Hersof gegevens verwerken omdat een wet dat oplegt, dan verwittigt ze de klant vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

De klant staat er zelf voor in dat hij de gegevens rechtmatig verzamelt en invoert, en dat hij de betrokkenen (zijn medewerkers, klanten, leveranciers …) correct informeert.

3. Vertrouwelijkheid

Enkel personen die voor Hersof werken en de gegevens nodig hebben voor de dienst, krijgen toegang. Zij zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht, die blijft gelden na het einde van hun opdracht. Hersof kijkt enkel in de gegevens van de klant als dat nodig is voor support op vraag van de klant, of om een storing of beveiligingsprobleem op te lossen.

4. Beveiliging

Hersof neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige toegang en ongeoorloofde wijziging. Die maatregelen staan in bijlage 2. Hersof mag ze verbeteren, maar niet zo wijzigen dat de bescherming lager wordt.

5. Subverwerkers

De klant geeft Hersof algemene toestemming om de subverwerkers uit bijlage 3 in te schakelen. Hersof legt elke subverwerker minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor hun werk. Een nieuwe of andere subverwerker meldt Hersof minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders van de klant. Heeft de klant gegronde bezwaren, dan zoeken de partijen samen een oplossing; lukt dat niet, dan kan de klant de betrokken dienst kosteloos opzeggen tegen de datum van de wijziging.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Hersof bewaart de gegevens van de klant in de Europese Unie. Gebeurt een verwerking toch buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld door een subverwerker uit bijlage 3), dan enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Rechten van betrokkenen

Richt een betrokkene zich rechtstreeks tot Hersof, dan stuurt Hersof de vraag zonder onredelijke vertraging door naar de klant en beantwoordt ze die niet zelf, tenzij de klant dat vraagt. De klant kan de meeste verzoeken zelf afhandelen in de apps (gegevens bekijken, verbeteren, verwijderen, exporteren). Waar dat niet kan, helpt Hersof de klant binnen redelijke grenzen. Uitzonderlijk veel werk kan Hersof aan het uurtarief uit de prijslijst aanrekenen, na voorafgaand akkoord van de klant.

8. Bijstand aan de klant

Hersof bezorgt de klant op vraag de informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, of om aan te tonen dat hij de AVG naleeft.

9. Datalekken

Stelt Hersof een inbreuk vast op de beveiliging van de persoonsgegevens van de klant, dan verwittigt ze de beheerders van de klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na vaststelling, zodat de klant zelf tijdig (binnen de wettelijke 72 uur) kan melden. Ze geeft daarbij, voor zover gekend: wat er gebeurd is, welke categorieën en hoeveel betrokkenen en gegevens het (ongeveer) betreft, de waarschijnlijke gevolgen, en welke maatregelen genomen zijn of voorgesteld worden. Wat nog niet gekend is, volgt zodra het bekend is. Hersof neemt meteen maatregelen om de gevolgen te beperken en helpt de klant bij zijn eigen melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkenen. Elk incident wordt geregistreerd.

10. Audits

Hersof stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat ze deze overeenkomst naleeft. De klant kan in de eerste plaats vragen stellen en documentatie opvragen. Is dat niet voldoende, dan kan de klant, of een onafhankelijke auditor die tot geheimhouding verplicht is, een audit uitvoeren: hoogstens één keer per jaar (behalve na een datalek of op vraag van een toezichthouder), na een aankondiging van minstens 30 dagen, tijdens de kantooruren en zonder de dienst voor andere klanten te verstoren. De kosten van de audit zijn voor de klant. Een audit bij de subverwerkers gebeurt via de verslagen en certificaten die zij zelf publiceren.

11. Einde van de overeenkomst

Vóór het einde kan de klant al zijn gegevens exporteren; op vraag bezorgt Hersof een volledige export. Na het einde verwijdert Hersof de gegevens binnen 30 dagen uit de dienst. Kopieën in back-ups verdwijnen vanzelf, ten laatste 3 maanden na de verwijdering. Gegevens die Hersof wettelijk moet bewaren, worden enkel daarvoor bewaard en afgeschermd. Op vraag bevestigt Hersof de verwijdering schriftelijk.

12. Aansprakelijkheid en overige bepalingen

Voor de aansprakelijkheid gelden de bepalingen van de algemene voorwaarden, behalve waar de AVG dwingend iets anders oplegt. Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor wat de bescherming van persoonsgegevens betreft. Hersof kan deze overeenkomst aanpassen zoals bepaald in de algemene voorwaarden (wezenlijke wijzigingen minstens 30 dagen vooraf). Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

Bijlage 1 — Betrokkenen en persoonsgegevens

De apps zijn niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. De klant voert die niet in.

Bijlage 2 — Technische en organisatorische maatregelen

• Scheiding tussen klanten: elke klant ziet uitsluitend zijn eigen gegevens. Die scheiding wordt afgedwongen in de databank zelf (Row-Level Security), niet enkel in de app, en wordt bij elke nieuwe versie automatisch getest.
• Toegangsbeheer: persoonlijke accounts (niet te delen), toegangsniveaus beheerder, technieker en operator, eventueel per afdeling; de beheerder van de klant beheert zelf zijn gebruikers en kan toegang meteen intrekken. Functies van het pakket en het blokkeren van een klantaccount worden in de databank afgedwongen.
• Wachtwoorden: enkel als onomkeerbare hash bewaard; uitnodigen en wachtwoord instellen via een persoonlijke e-maillink.
• Versleuteling: alle verbindingen via HTTPS/TLS.
• Bestanden: afgeschermde opslag, per klant gescheiden; geen publiek toegankelijke bestanden.
• Beheerderstoegang van Hersof: enkel Hersof, met tweestapsaanmelding. Geheime sleutels staan uitsluitend in de beveiligde omgeving van de infrastructuur, nooit in de broncode. De broncode staat in een privé-repository.
• Logboek en opvolging: in Hersof Admin en Hersof Maintenance worden wijzigingen in een logboek genoteerd, zichtbaar voor de beheerder van de klant. Fouten in de apps worden automatisch gemeld aan Hersof, zodat ze snel opgelost kunnen worden.
• Back-ups: dagelijks door de infrastructuurleverancier (7 dagen bewaard) en wekelijks een volledige kopie met alle bestanden, gemaakt met een account dat enkel mag lezen, en door Hersof in België bewaard. Geen enkele back-up wordt langer dan 3 maanden bewaard.
• Kwaliteit en wijzigingen: elke nieuwe versie doorloopt een geautomatiseerde testronde (onder meer de scheiding tussen klanten en de toegangsrechten) voor ze online komt. Elke versie krijgt een nummer en vorige versies blijven bewaard, zodat terugkeren mogelijk is.
• Op het toestel: geen reclame- of volgcookies. De offline kopie in de browser (Hersof Maintenance) wordt gewist bij afmelden.

Bijlage 3 — Subverwerkers

Geen subverwerkers, maar openbare bronnen: zoekt een gebruiker een bedrijf op in Hersof Admin, dan gaat enkel het ondernemingsnummer of de zoekterm naar VIES (btw-databank van de Europese Commissie) en de Peppol Directory. Er worden geen andere gegevens van de klant meegestuurd.

Evenmin een subverwerker: de boekhouder van de klant. Zet een beheerder van de klant in Hersof Admin het doorsturen naar de boekhouder aan, dan stuurt Hersof elke definitieve verkoopfactuur en elke aankoopfactuur met hun bijlagen naar het e-mailadres dat die beheerder opgeeft. Dat geldt als instructie van de klant in de zin van artikel 2; de klant kan het op elk moment uitzetten.

Wijzigingen aan deze lijst worden gemeld zoals bepaald in artikel 5.